טריגר: האירוע שמתחיל את התהליך
הטריגר הוא התנאי שמתניע את תהליך האוטומציה. המערכת שלנו בודקת אם מתקיים התנאי שאתם בוחרים כאן ומפעילה את כל התהליך אם הוא אכן מתקיים (כמובן אם האוטומציה פעילה ולא מושבתת).
ואם רוצים שהתהליך יהיה תלוי בכמה טריגרים, ולא רק אחד?
• אם רוצים שהתנאים יהיו מצטברים (כלומר יחס AND): מוסיפים את התנאי הראשון כטריגר, ומיד אחריו מקשרים אלמנט מסוג "תנאי" עם הבדיקה השנייה. כמובן שאפשר באותו אופן לשרשר עוד ועוד בדיקות.
• אם רוצים שהתנאים יהיו חלופיים (יחס OR): מוסיפים שני טריגרים (או יותר), כל אחד מהם עם בדיקה אחרת, ומקשרים כל אחד מהם לאלמנט הבא בתהליך.
לחיצה על אייקון גלגל השיניים שמופיע כשהעכבר מרחף מעל לאלמנט הזה אחרי שגררתם אותו אל משטח העריכה, תפתח את החלונית שבה תוכלו לבחור את הטריגר (האירוע) עצמו. אחרי בחירת האירוע, יופיעו שדות רלוונטיים לאותו אירוע, בהם תבחרו את הפרטים המדוייקים (למשל אם בחרתם "נמען נכנס לרשימה", תצטרכו כמובן לבחור על איזו רשימה מדובר – או לבחור בכל הרשימות).
סוגי הטריגרים האפשריים:
- נמען נכנס לרשימה
- נמען יצא מרשימה
- נמען תויג בתגית
- הוסר תיוג לנמען
- השתנה ערך שדה
- הגיע תאריך מיוחד
- נמען קיבל דיוור
- נמען פתח דיוור
- נמען הקליק על קישור בדיוור
- עודכן דירוג הכוכבים של נמען
פעולה: מה אתם רוצים שיקרה לנמען בשלב הזה
הפעולות הן לב תהליך האוטומציה. בכל שלב בתהליך אפשר לקשר אלמנט מסוג "פעולה" כדי לבצע משהו, ולאחר מכן אפשר להמשיך בתהליך עם עוד תנאים, השהיות, ופעולות.
לחיצה על אייקון גלגל השיניים שמופיע כשהעכבר מרחף מעל לאלמנט הזה אחרי שגררתם אותו אל משטח העריכה, תפתח את החלונית שבה תוכלו לבחור את סוג הפעולה שתתבצע. אחרי בחירת הסוג, יופיעו שדות רלוונטיים, בהם תבחרו את הפרטים המדוייקים.
הפעולות האפשריות הן:
- הכנסת הנמען לרשימה
- הסרת הנמען מרשימות
- הפיכת הנמען ללא פעיל ברשימה
- תיוג הנמען
- הסרת תיוג לנמען
- שינוי ערך בשדה
- שליחת דיוור
- שליחת עדכון לעצמי
- שליחת וובהוק (כדי ללמוד איך מגדירים ומשתמשים בוובהוק, קראו את המאמר כאן)
- עדכון דירוג הכוכבים של הנמען
- הפיכת הנמען ללא פעיל בכל החשבון
שימו לב: כדי ללמוד על ההבדל בין הסרת נמען מרשימה, הפיכתו ללא פעיל ברשימה, והפיכתו ללא פעיל בכל החשבון יש לנו מאמר כאן.
השהייה: מחכים לזמן או אירוע מסויים
בדרך כלל האוטומציה פועלת מיידית, כשכל צעד מוביל לזה שאחריו, אבל לפעמים תרצו להמתין עם המשך התהליך. ההמתנה יכולה להיות שזמן מסויים יחלוף, שיום מסויים יגיע (למשל כדי לא לשלוח הודעות בשבת), או שאירוע מסויים יתרחש.
לחיצה על אייקון גלגל השיניים שמופיע כשהעכבר מרחף מעל לאלמנט הזה אחרי שגררתם אותו אל משטח העריכה, תפתח את החלונית שבה תוכלו לבחור את סוג ההשהייה. אחרי בחירת הסוג, יופיעו שדות רלוונטיים, בהם תבחרו את הפרטים המדוייקים (למשל אם אתם רוצים שלא יישלח מייל אוטומטי בשבתות ובחגים, תבחרו "עד שיגיע יום שהוא לא יום…", ואז תסמנו "שבת" ו"חגי ישראל").
סוגי ההשהיות:
- דקות
- שעות
- ימים
- שבועות
- עד שעה מסויימת ביום
- עד שיגיע יום שהוא לא יום מסויים בשבוע
- עד תאריך מסויים
- עד שהנמען יקבל דיוור
- עד שהנמען יפתח דיוור
- עד שהנמען יקליק על קישור בדיוור
פיצול: מתחילים שני תהליכים שירוצו במקביל
האלמנט הזה מאפשר להתחיל שני מסלולים של תהליכים שיפעלו במקביל על הנמען שמתאים לטריגר.
לאלמנט זה אין הגדרות נוספות, אבל בשונה מהאחרים יש לו שני חיבורי "יציאה" ולא אחד. תוכלו לגרור קו קישור מכל חיבור כזה לאלמנט הבא, כך שנוצרים שני ענפי אוטומציה שירוצו במקביל.
תנאי: מחליטים איך להמשיך בתהליך לפי בדיקה כלשהי
תהליך האוטומציה מורכב מפעולות שמתבצעות בזו אחר זו, אבל לפעמים יש צורך לבצע או לא לבצע משהו לפי בדיקה שנעשית ספציפית על כל נמען. למשל, נרצה להוסיף תגית לנמען שהקליק על קישור בדיוור מסויים, וכך "לסמן" אותו כדי שיקבל דיוור רלוונטי אחר בעתיד.
כדי לפצל את תהליך האוטומציה לפי בדיקה, האם תנאי מסויים מתקיים או לא, ביחרו את אלמנט התנאי.
לחיצה על אייקון גלגל השיניים שמופיע כשהעכבר מרחף מעל לאלמנט הזה אחרי שגררתם אותו אל משטח העריכה, תפתח את החלונית שבה תוכלו לבחור את סוג הבדיקה. אחרי בחירת הסוג, יופיעו שדות רלוונטיים, בהם תבחרו את הפרטים המדוייקים. רוב הבדיקות עוסקות במידע על הנמען הספציפי, אבל אחת האפשרויות עוסקת גם בפיצול לפי אחוזים – מה שמאפשר בדיקה סטטיסטית של שני תהליכים חלופיים.
לאלמנט התנאי יש שני חיבורי "יציאה" ולא אחד: ענף של המשך התהליך כשהתנאי מתקיים (הבדיקה מחזירה תוצאה חיובית), וענף של המשך התהליך כשהתנאי לא מתקיים (תוצאה שלילית).
אל תשכחו לגרור קו קישור מכל חיבור כזה לאלמנט הבא, כך שנוצרים שני ענפי אוטומציה חלופיים.
סוגי התנאים האפשריים הם:
- אם הנמען נמצא ברשימה
- אם הנמען לא נמצא ברשימה
- אם הנמען תויג בתגית
- אם לנמען יש ערך מסויים בשדה
- אם הנמען קיבל דיוור
- אם הנמען פתח דיוור
- אם הנמען הקליק על קישור בדיוור
- ניסוי – החלטה לפי אחוזים
- אם עודכן דירוג הכוכבים של הנמען
סיום: סימון סוף התהליך
אלמנט זה מסמן את סוף שרשרת התהליך האוטומטי. שימו לב: כדי שתהליך אוטומציה יהיה תקין ויוכל לפעול, כל האלמנטים צריכים להיות מקושרים, וכל ענף שיצרתם בתהליך חייב להסתיים באלמנט מסוג "סיום".
אם התהליך לא שלם בגלל אחת הסיבות האלו, או בגלל שלא בחרתם פרטים מלאים באחד האלמנטים, תקבלו הודעה על כך, והתהליך לא יוכל להפוך ל"פעיל".