איך ליצור רשימת נמענים דינמית

רק רגע, לפני שנתחיל…
המאמר הזה עוסק ביצירת רשימת נמענים דינמית שתישמר במערכת. כדי ללמוד על האפשרויות הרבות של בחירת נמענים לדיוור ספציפי, יש לנו מאמר מפורט כאן.

מהי רשימה דינמית?

רשימה דינמית היא רשימה שמוגדרת לא כאוסף נמענים קונקרטיים, אלא כאוסף של הגדרות, כאשר כל נמען שמתאים להגדרות שנקבעו, בכל שלב (גם בלי התערבות שלכם) יהיה שייך לרשימה ברגע שיהיה בה צורך (כלומר ברגע שתרצו לשלוח דיוור שהנמענים שלו הם אותה רשימה דינמית).

למשל, אפשר להגדיר כרשימה דינמית כל נמען שכולל את התגית "רופא" ונמצא באחת הרשימות במערכת יותר מ-100 ימים. יכול להיות שהיום יתאימו לתנאים 35 נמענים, אבל בדיוק מחר יהיה עוד נמען שיגיע לוותק של 100 ימים במערכת, ולכן מחר – מבלי שנצטרך לעשות פעולה כלשהי – הרשימה הדינמית תכלול כבר 36 נמענים.

רשימה דינמית יכולה להיות כלי עבודה חזק מאוד. ממשק ההגדרות שלה דומה לממשק ההגדרות של חיפוש נמענים מתקדם, ושל בחירה מתקדמת של נמענים לדיוור.

כדאי לדעת: רשימה דינמית היא שימושית לא רק עבור דיוור, אלא גם כחלק מתהליך אוטומטי של ניקוי נמענים מרשימות. כדי ללמוד עוד על החשיבות הרבה של ניקוי הרשימות ואיך עושים את זה, יש לנו מאמר כאן.

כדי ליצור רשימה דינמית חדשה

יצירת רשימה דינמית חדשה מתחילה כמו יצירה של כל רשימת נמענים.

בסרגל הראשי בוחרים "רשימות", ולוחצים על הכפתור "רשימה חדשה".

במסך ההגדרות של הרשימה החדשה ממלאים את הפרטים הבאים:

• שם רשימה (סמוי): שם שאתם נותנים לרשימה, ובעזרתו תזהו אותה בין כל הרשימות שלכם – במסך ניהול הרשימות, ובמקומות שבהם אתם צריכים לבחור רשימת נמענים (למשל להגדרות דיוור).

כדי שתוכלו לזהות בעתיד בקלות את רשימת הנמענים, כדאי לבחור שם שלא יהיה ארוך מדי, אבל גם לא קצר ומרומז מדי. למשל, "אירוע השקה 22/6/2019" ולא "השקה בושם".

• שם רשימה גלוי: זהו שם הרשימה כפי שרואים אותו הנמענים במקומות מסויימים – למשל בטפסים או בעמוד האישור של הסרה מהרשימה. כדאי לבחור כאן שם קצר וברור שמתאר את אופי ונושא התכנים (למשל "טיפים וטריקים" או "מבצעים והצעות מיוחדות", ולא את סוג הקהל (כמו "נרשמים לאירוע השקה") – מה שמתאים יותר לשימוש פנימי.
• תגיות לרשימה: לכל רשימה אפשר להוסיף תגיות, כך שקל יהיה לאתר אותה ולהשתמש בה בעתיד.
• פרופיל שולח: החוק מחייב שבכל דיוור יופיעו פרטים מלאים על הגורם השולח וכתובתו, אבל גם בלי קשר לחוק הזה, כדאי לפרט ממי בדיוק נשלח המייל, כי זה מעודד אינטראקציה ומחזק את המותג, ולכן יש לזה ערך שיווקי מאוד גבוה. המערכת שלנו מאפשרת ניהול של יותר מפרופיל אחד כזה.
  כאן בוחרים את פרופיל ברירת המחדל לרשימה הזאת, אבל אפשר לבחור את הפרופיל המתאים ביותר מבחינתכם לכל דיוור, במהלך הגדרות הדיוור עצמו.

רוצים ללמוד עוד על יצירה ועריכה של פרופילים שונים לזיהוי הגורם השולח? יש לנו מאמר על זה כאן.

• מייל לעדכון על הרשמה חדשה / מייל לעדכון על הסרה מהרשימה: תוכלו לקבל הודעת מייל בכל פעם שמישהו נרשם או מסיר את עצמו מרשימת התפוצה, אם תמלאו כאן כתובת מייל שלכם או של מי שאחראי בארגון שלכם על רשימת התפוצה הזאת.
• שליחת אישור כפול במייל: סמנו את האפשרות הזאת אם אתם רוצים שנרשמים יצטרכו לאמת את ההרשמה שלהם, במקום להצטרף מייד עם שליחת הפרטים בטופס שבאתר, למשל.

עכשיו מסמנים את "זאת רשימה דינמית", ובחלק התחתון של המסך נפתח ממשק ההגדרות של תנאי ההשתייכות לרשימה.

הגדרות התנאים של רשימה דינמית

המסך מציג 5 אפשרויות להגדרות נמענים:

רשימת הנמנעים תהיה מורכבת מכל ההגדרות, בכל הסעיפים. כלומר, היחס הלוגי בין כל ההגדרות האלו הוא "וגם" (AND).

בואו נלמד איך משתמשים בכל אחת מהאפשרויות, ומה היא נותנת לנו.

לפי רשימות

כאן אפשר לבחור נמענים שמופיעים בכמה רשימות נפרדות, או דווקא להוציא מהרשימה כאלה שמופיעים ברשימות מסויימות.

נניח, למשל, שיש לכם שתי רשימות תפוצה נפרדות:

• חברי מועדון לקוחות
• אנשים שהשתתפו באירוע השקה והסכימו להשאיר פרטים

עכשיו אתם רוצים ליצור רשימה של כל מי שהשתתפו באירוע ההשקה, יחד עם חברי מועדון הלקוחות הנאמנים שלכם.

לחיצה על "לפי רשימות" תציג את אפשרויות ההגדרה.

נבחר את האפשרות "נמענים שנמצאים בלפחות אחת מהרשימות הבאות":

ואז נלחץ על הכפתור "בחירת רשימות". בחלון שייפתח מופיעות כל הרשימות שלכם. נבחר מתוכן את שתי הרשימות הרצויות:

בסיום הבחירה, נלחץ על "בחרתי".

בחלק השני של ההגדרות אפשר להוציא מהרשימה של הדיוור הנוכחי נמענים שנמצאים ברשימה מסויימת.

למשל, בדוגמה שלנו, אנחנו לא רוצים לכלול נמענים שנרשמו להשתתפות באירוע ההשקה הבא שלנו, כי אנחנו רוצים קודם כל לפגוש אותם שם.

לכן נוסיף הגדרה מתאימה:

לפי תזמון

כאן אתם בוחרים נמענים על בסיס הוותק שלהם במערכת, או ברשימת תפוצה מסויימת. זה יכול לעזור, למשל, אם תרצו לשלוח מסר רק למצטרפים חדשים יחסית, או דווקא רק לוותיקים.

בוחרים בעזרת 3 חלקי ההגדרה את אחת מאפשרויות התזמון שמגדירה את הנמענים:

אפשר להוסיף יותר מתנאי תזמון אחד בלחיצה על "+ הוסף תזמון", ואפשר להסיר תנאי מהרשימה בלחיצה על סמל האשפתון שמופיע לידו.

רשימת הנמענים מתעדכנת לפי כל התנאים יחד. כלומר, היחס הלוגי ביניהם הוא "וגם" (AND).

בהתאם לפעולות נמען

כחלק מהסטטיסטיקה שאנחנו אוספים בשבילכם, אנחנו יודעים מתי כל נמען קיבל דיוור בעבר, פתח אותו, או הקליק על קישור בו. כאן המקום להשתמש במידע הזה.

לדוגמה, נניח ששלחתם בעבר דיוור על מבצע הנחה מיוחד למוצר שלכם, ועכשיו אתם רוצים ליצור רשימה דינמית של הנמענים שקיבלו בעבר את הדיוור על המבצע הזה, אבל רק אלה שלא פתחו אותו.

• בוחרים את הפעולה שעליה מבוססת ההגדרה שלנו:

• לוחצים על "בחירת דיוור" כדי להשלים את ההגדרה על בסיס אחד או יותר מהדיוורים הקודמים:

אפשר להוסיף עוד ועוד תנאים, בלחיצה על "הוסף פעולה", ואפשר להסיר תנאי מהרשימה בלחיצה על סמל האשפתון שמופיע לידו.

רשימת הנמענים מתעדכנת לפי כל התנאים יחד. כלומר, היחס הלוגי ביניהם הוא "וגם" (AND).

על פי תגיות

כשמנהלים רשימות נמענים, אפשר להוסיף לכל נמען תגיות שעוזרות לזהות את אופיו, עיסוקו, או כל תכונה אחרת שמאפיינת אותו. כאן אפשר לבחור נמענים שאליהם הצמדתם תגיות מסויימות.

אם, למשל, תרצו רשימה של נמענים (מכל הרשימות שלכם) שתייגתם כמנכ"לים או כלכלנים, בחרו את התנאי "מתוייג בלפחות אחת", ואז הוסיפו את התגיות "מנכ"ל" ו"כלכלן".

בצורה כזאת תוכלו בקלות לשלוח דיוור לכל המנכ"לים והכלכלנים שנמצאים בכל מיני רשימות שונות ונפרדות שלכם.

אפשר להוסיף עוד ועוד תנאים, בלחיצה על "הוסף תנאי לתגיות", ואפשר להסיר תנאי מהרשימה בלחיצה על סמל האשפתון שמופיע לידו.

רשימת הנמענים מתעדכנת לפי כל התנאים יחד. כלומר, היחס הלוגי ביניהם הוא "וגם" (AND).

לפי שדות תוכן

כאן אפשר לבחור נמענים לפי ערכים שמופיעים (או לא מופיעים) באחד משדות המידע שלהם (למשל שם פרטי, שם משפחה, כתובת דוא"ל, תאריך הצטרפות ועוד).

אם, לדוגמה, אתם רוצים לשלוח דיוור עם מאמר שמספר על טיפים מועילים לשימוש בג'ימייל, תרצו לשלוח אותו רק לנמענים עם כתובת של ג'ימייל, ככה:

אפשר להוסיף עוד ועוד תנאים, בלחיצה על "הוסף שדות", ואפשר להסיר תנאי מהרשימה בלחיצה על סמל האשפתון שמופיע לידו.

רשימת הנמענים מתעדכנת לפי כל התנאים יחד. כלומר, היחס הלוגי ביניהם הוא "וגם" (AND).

סיימתם? לחיצה על הכפתור "שמירת רשימה דינמית חדשה", והרשימה החדשה תישמר.

מעכשיו תוכלו לבחור את הרשימה הזאת כשאתם יוצרים דיוור חדש, ואוסף הנמענים יחושב לפי התנאים שהגדרתם, ברגע שהדיוור צריך להישלח.