מבנה הרשימות והדרך שבה הן נשמרות השתנו במערכת החדשה (למשל, תוכלו לעבוד עם רשימה אחת ראשית ולסנן אותה באמצעות תגיות, או לעבוד עם רשימות דינמיות), ולכן גם רשימות הנמענים שלכם במערכת החדשה ריקות.
הסרטון הבא מסביר בצורה מקיפה את ההבדלים במבנה הרשימות, השדות ומדגים תהליך יצוא מהישנה ויבוא לחדשה.
יש שתי דרכים עיקריות להעביר נמענים מהמערכת הישנה (או למעשה כל מערכת אחרת) אל החשבון שלכם ברב-מסר:
- באמצעות כלי אוטומציה כמו זאפייר (הסברים מפורטים כאן) או אינטגרומט (הסברים מפורטים כאן).
- בשיטה של ייצוא לקובץ מהמערכת הישנה, וייבוא של הקובץ לתוך המערכת החדשה.
לפני שנסביר על שלבי הפעולה של תהליך הייצוא-ייבוא כדאי להבין מתי כדאי לבחור בכל אחת מהשיטות:
- אם אתם רוצים פשוט להעביר למערכת החדשה נמענים שכבר שמרתם בעבר במערכת הקודמת כדאי להשתמש בתהליך ייצוא ויבוא.
- לעומת זאת, במקרה שבו אתם רוצים ליצור תהליך אוטומטי שבו כל מי שנרשם למערכת הישנה יעבור גם לחדשה (או להיפך), השימוש בזאפייר או אינטגרומט יתאים יותר, כי הכלים האלה בדרך כלל שימושיים לאירועים עתידיים (ופחות לרטרואקטיביים).
אפשר לומר שבאופן כללי נרצה להשתמש בכלים האוטומטיים רק במקרים בהם אנחנו משלבים כלים משתי המערכות (רב מסר הישנה והחדשה).
כך לדוגמה, אם דף הנחיתה פועל עדיין מתוך המערכת הישנה, אבל בחדשה בניתם תהליך אוטומטי לכל נרשם, או אם בניתם דף נחיתה במערכת החדשה אבל כל מי שנרשם דרך שם אמור להתחיל סדרת מסרים שקיימת רק במערכת הישנה (כי עדיין לא הספקתם ליצור אותה במערכת החדשה).
כדי להעביר נמענים בשיטה של ייצוא וייבוא, בשלב הראשון מייצאים במערכת רב מסר הישנה את רשימת הנמענים הרצויה לקובץ. הקובץ שנוצר הוא מסוג CSV, ואפשר לערוך אותו בתוכנת אקסל או Google Sheets.
כדי ללמוד בפירוט על תהליך ייבוא הנמענים מקובץ אתם מוזמנים לקרוא את המאמר כאן.
מעבר לשלבים הרגילים של ייבוא נמענים מקובץ, תוכלו בשלב התאמת השדות של תהליך הייבוא להתאים כל שדה בקובץ לשדה ברשימה החדשה.
שימו לב לשני הנושאים הבאים:
- שמות מלאים: במערכת הישנה שם הנמען היה שמור בשדה אחד, ובמערכת החדשה יש שני שדות נפרדים – שם פרטי ושם משפחה. בתהליך הייבוא בוחרים להתאים את השדה "שם" ל-"שם מלא", ומערכת רב מסר תדע להפריד את השם לפי הרווח (לדוגמה, השם המלא "דוד בן-גוריון" יהפוך לשם פרטי "דוד" ושם משפחה "בן-גוריון").
- סטטוסים: בקובץ שייצאתם מהמערכת הישנה, בשדה הסטטוס תמצאו את הערכים "פעיל" או "לא פעיל". בגלל שהנמענים שלכם מגיעים מהמערכת הישנה של רב מסר לחדשה אין צורך לעשות כלום בנוגע לסטטוס הנמען כי המערכת החדשה והישנה מסנכרנות באופן אוטומטי נרשמים לא פעילים וחסומים
כדי ללמוד בפירוט על הסטטוסים השונים של נמענים במערכת אתם מוזמנים לקרוא את המאמר כאן.